Abteilungszertifikate

• Auch wenn nur eine E-Mail-Adresse im Zertifikat abgesichert wird, muss die Domain des Postfachs validiert werden.
• Um nachzuweisen, dass der Kunde Zugriff auf die Domain hat, muss die Validierung über eine der drei folgenden Arten erfolgen.

• Die Organisation, die im Zertifikat eingetragen wird, muss auf Ihre Existenz überprüft werden.
  • Die Organisation muss im Handelsregister eingetragen sein oder entsprechende Eintragungsdokumente wie eine Gründungsurkunde + Organigramm bereit stellen können.
  • Sollte die Organisation noch keine 3 Jahre bestehen, wird zusätzlich eine Bankbestätigung über die Existenz eines Geschäftskontos benötigt.

• Der Kunden erhält Antragdokumente die, von einem im entsprechenden Register eingetragenen Zeichnungsberechtigten, unterschrieben werden müssen.
  • Das Dokument muss handschriftlich unterschrieben oder aber qualifiziert signiert werden.

• Zusätzlich wird in öffentlichen Telefonverzeichnissen nach der Inhaberorganisation gesucht. Der Telefonbucheintrag muss zu dem entsprechenden Registereintrag passen.
  • Unter der Rufnummer aus dem Telefonverzeichnis wird der Zeichnungsberechtigte, der die Antragsdokumente unterschrieben hat, angerufen.

• Um die Echtheit der E-Mail-Adresse zu überprüfen, wird von der Zertifizierungsstelle ein Validierungslink an die E-Mail-Adresse, die abgesichert werden soll, versendet.

• Die Organisation, die im Zertifikat eingetragen wird, muss auf Ihre Existenz überprüft werden.
  • In entsprechenden Registerportalen wird nach der Inhaberorganisation gesucht. Die Organisationsdaten der Bestellung müssen zu 100 % mit den Daten aus dem entsprechenden Register übereinstimmen. Erlaubte Registerportale: www.handelsregister.de www.zefix.ch www.firmenbuch.at www.stiftungssuche.de

• ​Im Zuge der Bestellung wird von dem Inhaber eine Steueridentifikationsnummer (VAT) oder LEI-Nummer abgefragt. Diese wird auch am Ende im Zertifikat eingetragen und muss daher validiert werden.
  • Sollte bei der Bestellung eine Steueridentifikationsnummer angegeben werden, muss diese validiert werden. Dieser Schritt erfolgt über GlobalSign direkt und kann 1-2 Werktage in Anspruch nehmen. Wenn die Steueridentifikationsnummer nicht überprüft werden kann, können zusätzliche Dokumente für eine Ausstellung benötigt werden.
  • Sollte bei der Bestellung eine LEI-Nummer (Legal Entity Identifier) angegeben werden, muss diese validiert werden. Die Validierung erfolgt über das Portal search.gleif.org. Dort muss die LEI-Nummer ersichtlich und aktiv sein, sowie mit den Daten der Bestellung übereinstimmen.

• Zusätzlich wird in öffentlichen Telefonverzeichnissen ebenfalls nach der Inhaberorganisation gesucht. Der Telefonbucheintrag muss ebenfalls zu 100 % zu dem entsprechenden Registereintrag passen. Für Organisationen mit Sitz in Deutschland sind die nachfolgenden Telefonbuchquellen erlaubt. Für Organisationen mit Sitz außerhalb von Deutschland kontaktieren Sie gerne unseren Support. www.dasoertliche.de www.dastelefonbuch.de www.gelbeseiten.de
• Über die Telefonnummer aus dem öffentlichen Telefonverzeichnis findet anschließend eine telefonische Validierung mit dem Ansprechpartner für die Validierung statt. Im Anruf werden die E-Mail-Adresse, die abgesichert wird, die Firmendaten und das bestellte Produkt noch einmal abgeglichen.

VALIDIERUNGSGUIDELINE PROCILON EDIFACT GATEWAY

1. Validierung der E-Mail-Adresse

A) Bitte bestätigen Sie die E-Mail, die an die E-Mail-Adresse des Zertifikatsinhabers gesendet wird.

2. Organisationsvalidierung

A) Für die Validierung der Organisation liegt eines der folgenden Dokumente vor (Dokumente nicht älter als 6 Monate):

• bei in einem öffentlichen Register eingetragenen Unternehmen / Vereinen
  • Handelsregisterauszug / Vereinsregisterauszug
• bei nicht in einem öffentlichen Register eingetragenen Unternehmen (GbR / oHG)
  • Auszug Gewerberegister
• Freiberufler (u.a. Rechtsanwälte, Ärzte, Steuerberater)
  • Bestallungsurkunde oder Nachweis über die Zulassung
• Genossenschaften
  • Genossenschaftsregisterauszug
• Öffentliche Einrichtungen
  • Siegel auf dem Antragsformular (Punkt 4), ggf. Nachweis über die Siegelberechtigung, wenn das Siegel keine Nummer enthält oder Auszug aus dem Siegelregister
• Einzelfirmen
  • Gewerbeanmeldung + Mitgliedsbescheinigung der IHK + Eintrag bei UPIK (www.upik.de)

3. Antragsformular

A) Bei der Zertifikatsbestellung erhalten Sie ein Antragsformular, welches vollständig ausgefüllt und von einem Zeichnungsberechtigen lt. Handelsregister unterschrieben sein muss. Bei öffentlichen Einrichtungen wird zusätzlich ein Dienstsiegel auf dem Antragsformular notwendig.

• Auch wenn nur eine E-Mail-Adresse im Zertifikat abgesichert wird, muss die Domain des Postfachs validiert werden.
• Um nachzuweisen, dass der Kunde Zugriff auf die Domain hat, muss die Validierung über eine der drei folgenden Arten erfolgen.

• Die Organisation, die im Zertifikat eingetragen wird, muss auf Ihre Existenz überprüft werden.
  • Die Organisation muss im Handelsregister eingetragen sein oder entsprechende Eintragungsdokumente wie eine Gründungsurkunde + Organigramm bereit stellen können.
  • Sollte die Organisation noch keine 3 Jahre bestehen, wird zusätzlich eine Bankbestätigung über die Existenz eines Geschäftskontos benötigt.

• Der Kunden erhält Antragdokumente die, von einem im entsprechenden Register eingetragenen Zeichnungsberechtigten, unterschrieben werden müssen.
  • Das Dokument muss handschriftlich unterschrieben oder aber qualifiziert signiert werden.

• Zusätzlich wird in öffentlichen Telefonverzeichnissen nach der Inhaberorganisation gesucht. Der Telefonbucheintrag muss zu dem entsprechenden Registereintrag passen.
  • Unter der Rufnummer aus dem Telefonverzeichnis wird der Zeichnungsberechtigte, der die Antragsdokumente unterschrieben hat, angerufen.